Collectievisie

Introductie

Om een verzameling of collectie op basis van een plan te kunnen ontwikkelen en doorgeven aan de toekomstige generatie is een collectievisie onontbeerlijk. In een collectievisie wordt vanuit een gedegen kennis van een collectie een perspectief voor de toekomst geschetst. Om een collectievisie te kunnen formuleren, zijn diverse instrumenten en bouwstenen beschikbaar. We behandelen ze hier. Ze kunnen in verschillende combinaties met elkaar worden gebruikt. Voor de bouwstenen 'Missie en visie', 'Kernwaarden' en 'Strategische doelen' geldt dat ze het beste in de genoemde volgorde geadresseerd kunnen worden.

Dit artikel is bedoeld voor collectiebeherende instellingen met een zekere mate van professionaliteit. Het opstellen van een collectievisie vraagt namelijk best wat tijd en inspanning. Niettemin kunnen ook andere collectiebeheerders en verzamelaars hun voordeel doen met de bouwstenen die hieronder worden genoemd.

Afb.1 Schematische weergave van een Swot-analyse schema

Afb.2 Schematische weergave van een collectie-anatomie

Afb. 3 Schematische weergave van een collectie-anatomie met aantallen

Afb. 4 Voorbeeld van een eenvoudige doelgroepenanalyse

Afb. 5 Voorbeeld van schuifbalk

Missie en visie

Om een collectievisie te kunnen ontwikkelen, is het van groot belang dat een organisatie beschikt over een heldere missie en visie. De missie beschrijft de kernwaarden, identiteit en het fundament van de organisatie: wie zij is, waar zij voor staat en welke idealen zij nastreeft. De missie richt zich op het heden en geeft richting aan het huidige handelen. De visie daarentegen is toekomstgericht. Zij beschrijft welke rol en bijdrage de organisatie in de toekomst wil leveren aan de samenleving. In de visie krijgt de missie een concrete vertaling naar ambities en doelen voor een bepaalde periode.

praktisch

• Formuleer de missie en visie van de organisatie tijdens een werksessie met een team van collega’s.
• Laat je inspireren door de missies en visies van andere organisaties.
• Op internet zijn veel tips en richtlijnen te vinden over het ontwikkelen van een missie en visie.
• Het is meestal niet mogelijk om in één werksessie tot een definitieve formulering te komen. Bespreek de concepten daarom in vervolgvergaderingen en stel ze vervolgens gezamenlijk vast.

Kernwaarden

Kernwaarden zijn de diepste overtuigingen en principes die richting geven aan gedrag, beslissingen en cultuur binnen die organisatie. Ze beschrijven waar de organisatie écht voor staat. Kernwaarden zijn het morele kompas of het DNA van een organisatie. Veel erfgoedorganisaties hebben voor zichzelf kernwaarden geformuleerd. In veel gevallen komen ze voort uit de algemene missie en visie van de organisatie, maar ze kunnen ook ondersteunend daaraan zijn. Het is zaak om het collectiebeheer uiteindelijk te laten aansluiten bij deze kernwaarden.

praktisch

• Formuleer de kernwaarden in een werksessie met een team van collega's
• Kijk voor inspiratie naar kernwaarden van andere organisaties
• Voorbeelden van kernwaarden van Nederlandse musea zijn bijvoorbeeld: eigenzinnig, betrokken, vernieuwend, verbindend, relevant

Strategische doelen, -ER-doelen

Strategische doelen vormen een concrete vertaling van de organisatievisie. Ze eindigen op -ER, zoals: meer, groter, beter, kleiner, nadrukkelijker. Een strategisch doel kan bijvoorbeeld zijn: een betere online toegankelijkheid van een collectie of een kleinere kerncollectie.

praktisch

• Formuleer ook strategische doelen in een werksessie met een team van collega's
• Een hulpvraag voor het formuleren van het strategische doelen is: Wat is de (verander)opgave?

SWOT-analyse

SWOT is een acroniem voor Strengths, Weaknesses, Opportunities, en Threats, oftewel Sterktes, Zwaktes, Kansen en Bedreigingen. Het is een strategische analysemethode die wordt gebruikt om snel de interne en externe factoren te identificeren die van invloed kunnen zijn op een collectie:

• Sterktes: Interne factoren die een voordeel bieden (bijvoorbeeld de compleetheid of hoge registratiegraad van een collectie).
• Zwaktes: Interne factoren die een nadeel kunnen zijn (bijvoorbeeld een of een gebrek aan expertise of de matige bewaaromstandigheden rond een collectie).
• Kansen: Externe factoren die positieve groei kunnen stimuleren (bijvoorbeeld toenemende belangstelling voor bepaalde collecties).
• Bedreigingen: Externe factoren die risico’s vormen (zoals concurrentie of economische recessies).

praktisch

• Maak een SWOT-analyse in een werksessie met een team van collega's
• Maak gebruik van een kruisvormig schema waarbij de vier kwadranten als volgt zijn ingericht: linksboven: sterktes, rechtsboven: zwaktes, linksonder: kansen, rechtsonder bedreigingen. (Afb.1)
• Maak voor het formuleren van kansen en bedreigingen (dus de externe factoren) gebruik van modellen als een krachtenveldanalyse (force field analysis). Hierbij worden meewerkende of drijvende krachten geïdentificeerd en remmende krachten. Op internet zijn talloze voorbeelden van visualisatie van krachtenveldanalyses te vinden.

Collectieanatomie/-organogram

In een collectieanatomie worden de samenstellende delen van een collectie benoemd en gevisualiseerd. (Afb. 2) Meestal gebeurt dit op deelcollectieniveau. Daarbij wordt doorgaans de indeling gehanteerd zoals die binnen een erfgoedinstelling wordt gehanteerd (en die is niet persé altijd logisch). Vaak wordt zo'n anatomie gemaakt op basis van materiaalsoort, onderwerp of objecttype. Het kan nuttig zijn om per deelcollectie de omvang (in inventarisnummers) aan te geven. Hierdoor wordt in één oogopslag duidelijk hoe de deelcollecties zich getalsmatig tot elkaar verhouden. (Afb.3)

praktisch

• Identificeer de deelcollecties binnen een organisatie en plaats deze - al dan niet hiërarchisch - in een collectie-organogram. Betrek conservatoren en collectiebeheerders bij dit proces
• Maak deelcollecties niet tè klein; zo blijft de collectieanatomie overzichtelijk
• Als de collectieregistratie op orde is kan een collectieregistratiesysteem een duidelijk inzicht bieden in de aantallen per deelcollectie
• Een collectieanatomie/-organogram kan naar believen verder open of dicht worden geklapt al naar gelang het gekozen doel. Dit vraagt misschien wat uitleg. Vaak bestaan deelcollecties weer uit kleinere deelcollecties en zo verder. De vraag is hoe verfijnd je zo'n collectie-anatomie wilt benoemen. Voor het overzicht volstaan meestal 2 of drie (resolutie)niveaus

Tijdlijn

Een tijdlijn is een nuttig instrument om de historische ontwikkeling van organisaties, fenomenen, processen en methoden in beeld te brengen. Vaak kan een tijdlijn gebruikt worden om verhaallijnen te ontwikkelen die op hun beurt weer drager kunnen zijn voor een visie op de collectie.

praktisch

• Maak een chronologische lijst van belangrijke momenten of keerpunten in de geschiedenis van een organisatie of ontwikkeling en geef aan op welke wijze de collectie hieraan verbonden is

Verwervingstijdlijn

Een verwervingstijdlijn geeft inzicht in de momenten waarop belangrijke objectclusters (deelcollecties) aan de collectie werden toegevoegd. Deze vormen vaak de ruggengraat van een organisatie. Collecties zijn doorgaans opgebouwd uit grotere of kleinere objectclusters die zelden gelijktijdig tot de collectie zijn gaan behoren. Ze zijn op verschillende momenten verworven en vaak afkomstig van heel verschillende partijen. Het kan goed zijn om deze verwervingschronologie eens in uit te schrijven en daarmee de anciënniteit (en het daaraan eventueel gekoppelde belang) van de verschillende samenstellende delen van een collectie te visualiseren. Net als bij de collectieanatomie geldt ook hier dat moet worden nagedacht over het resolutieniveau.

praktisch

• Maak voor een verwervingstijdlijn een chronologische lijst van jaartallen waarop belangrijke objectclusters werden verworven
• Bepaal of alle clusters nog relevant zijn voor de verhaallijn of de verhaallijnen die de organisatie wil vertellen

Veldanalyse

Bij een veldanalyse brengt een erfgoedorganisatie in kaart wat het (werk)veld is waarbinnen de organisatie actief is. Wie zijn de vergelijkbare organisaties? Wie zijn partners, concullega’s, concurrenten, of benchmarkorganisaties? In een veldanalyse kan worden aangegeven van welke externe partijen een organisatie kan leren en aan welke partijen het zich juist niet wil spiegelen. Een veldanalyse kan het startpunt zijn van een krachtenveld of force field analyse. Hierin worden belangen toegekend aan aan externe partijen. Zie onder SWOT-analyse.

Doelgroepenanalyse

Bewaren is geen doel op zich. Collecties worden bewaard ten behoeve van bepaalde doelgroepen. Het is van belang om een zorgvuldige analyse te maken van de doelgroepen die een erfgoedinstelling wil bereiken. (Afb. 4) Het doelgroepenbeleid bepaalt mede de visie op de collectie.

Gebruik

Deelcollecties hebben doorgaans drie functies:

• presentatiefunctie
• onderwijs- & onderzoeksfunctie
• archieffunctie

De presentatiefunctie geldt vooral voor deelcollecties waaruit objecten regelmatig fysiek worden tentoongesteld (ook in de vorm van bruiklenen) De onderwijs- en onderzoeksfunctie heeft betrekking op deelcollecties waaruit objecten regelmatig worden gebruikt voor studie en onderzoek. De archieffunctie is vooral passief en heeft betrekking op deelcollecties die bestaan uit objecten die zelden of nooit het depot verlaten. Voor elke deelcollectie kan de mate van actief gebruik (presentatie, onderwijs & onderzoek) of passief bewaren (archieffunctie) worden vastgesteld. Door middel van een schuifbalk kan de mate van gebruik tussen enerzijds de presentatiefunctie en anderzijds de onderwijs- & onderzoeksfunctie worden gevisualiseerd. (Afb.5) Als een deelcollectie hier niet op scoort heeft hij voornamelijk een archieffunctie. Op deze wijze ontstaat inzicht in het gebruik van de betreffende deelcollectie en kan de discussie worden gevoerd over de wenselijkheid van deze uitkomst in relatie tot de visie op de collectie.

Zie ook

Artikelen

• Collectieplan (bestaat nog niet)

Hoort bij deze thema's

• Collecties
• Collectiebeheer

Specialist(en)

• Frank Bergevoet

---