Verhuizen van collecties
Introductie
Het kan gebeuren dat een hele (of een groot deel van een) collectie verhuisd moet worden, bijvoorbeeld wegens nieuwbouw van een depot, vanwege een tijdelijke opslag elders omdat er verbouwd gaat worden, of misschien verhuist het hele museum wel naar een andere plek. Een goede voorbereiding is altijd het halve werk, en in het geval van een collectieverhuizing geldt dat zeker! In dit artikel zijn wat stappen en aandachtspunten op een rijtje gezet die kunnen helpen bij de voorbereiding van zo’n collectieverhuizing.
Afb. 6. Format voor een vrachtbrief met daarop ook ruimte voor een barcode.
Collectie verhuisklaar maken
Om de collectie voor te bereiden op de verhuizing is het goed om te bepalen aan welke voorwaarden de objecten moeten voldoen alvorens deze verplaatst kunnen worden naar de nieuwe locatie. Het doel is ervoor te zorgen dat alle objecten in ieder geval identificeerbaar en transporteerbaar zijn.
In een werkstraat kunnen alle handelingen die nodig zijn voor de voorbereiding achter elkaar worden uitgevoerd. Gebruik voor de werkstraat stevige tafels met een schoon en vlak blad, eventueel afgedekt met schuim. Denk verder in ieder geval aan een laptop, labels en draad, een meetlint, kwasten en doekjes, gereedschappen, een fotocamera met benodigdheden, en depotverpakkingen en verpakkingsmateriaal.
Denk bovendien bij het schoonmaken en het hanteren van de collectie ook aan de persoonlijke beschermingsmiddelen wegens mogelijk gevaarlijke stoffen of schimmels. Draag nitril handschoenen en indien nodig een stofmasker.
Let op: het kan zinvol zijn om voorafgaand aan de verhuisvoorbereiding nog een selectie en afstotingsproject uit te voeren. Het is uiteraard zonde om veel tijd te steken in objecten die toch niet in de collectie blijven.
1. Registratie en fotografie
Zorg dat alle objecten in een digitaal collectieregistratiesysteem (CRS) zijn ingevoerd waarbij in ieder geval de basisregistratie op orde is. Op die manier is elk object aan de hand van de ingevulde velden identificeerbaar.
Idealiter wordt elk object individueel geregistreerd. Maak de afweging wanneer bulkregistratie mogelijk is: namelijk alleen als de desbetreffende deelcollectie in bulk wordt getransporteerd én op de nieuwe standplaats in dezelfde bulk wordt opgeslagen. Als (delen van) objecten apart kunnen worden getransporteerd en/of opgeslagen, zorg dan voor unieke nummering per (deel-)object waarbij een eventuele link naar andere delen/objecten duidelijk is middels de nummering. En vul de basisregistratie per (deel-)object aan.
Zorg in ieder geval dat de volgende velden zijn ingevuld voor de basisregistratie:
- Objectnummer: zorg ervoor dat het nummer duidelijk leesbaar op een label aan het object is bevestigd. Bevestig het label met zacht ongebleekt katoen, omdat touw krassen kan veroorzaken op het object. Daarnaast dient het nummer ook fysiek op het object te worden aangebracht (Zie Afb. 1.). Zorg bij meerdere (onder-)delen dat deze ook apart genummerd zijn.
- Objectnaam: gebruik hiervoor een thesaurus ten behoeve van een consequente benaming en herkenbaarheid.
- Beschrijving: dit kan een relatief korte beschrijving zijn, maar idealiter is aan de hand van de beschrijving het object direct herkenbaar, ook zonder foto.
- Afmetingen: noteer de afmetingen consequent (h x b x d) en altijd met dezelfde eenheden. Zeker in het kader van een verhuizing is het daarnaast zinvol om - indien relevant - ook gewichten vast te leggen, bijvoorbeeld in verband met vervoer, vloerbelasting en inzet hulpmiddelen zoals takels.
- Aantal delen
- Eigenaar/beheerder: als ook langdurige bruiklenen meeverhuizen is dit veld extra belangrijk.
- De (tijdelijke) standplaats: een gegeven dat gedurende het hele traject (verhuisvoorbereiding en verhuizing) uiteraard essentieel is. Omdat er meer verplaatsingen plaatsvinden dan onder reguliere omstandigheden is het belangrijk nauwkeurig álle verplaatsingen te registreren, zodat er geen objecten vermist raken. Dat risico is nu eenmaal groter tijdens zo’n grote logistieke operatie. Het kan helpen de standplaatsmutaties geautomatiseerd aan te pakken, zie onder 5. Barcodes.
Let op: bovenstaande is de absolute basisregistratie! Uiteraard helpt het bij de identificatie om de registratie aan te vullen met de volgende informatie:
- Vervaardiger (indien bekend)
- Titel (indien van toepassing)
- Datering
- Materiaal
- Techniek
Een tijdelijk vinkvakje in het registratiesysteem dat aangevinkt kan worden als het object helemaal gereed is voor verhuizing zorgt ervoor dat de voortgang van de verhuisvoorbereiding goed bijgehouden kan worden. Op die manier is in ieder geval in aantallen aan te geven hoeveel al klaar is en hoeveel nog moet worden gedaan.
Een scherpe beeldvullende kleurenfoto helpt bij de identificeerbaarheid van het object. In de werkstraat kan een kleine eenvoudige fotostudio worden opgesteld (Zie Afb. 2.). Zorg in ieder geval voor een stabiele tafel, een neutrale achtergrond, een camera met statief, en de juiste belichting (geen TL verlichting erboven, of in ieder geval afgeschermd, en verplaatsbare lampen om de belichting gericht en gedoseerd te regelen.)
Verdere aandachtspunten:
- Probeer altijd dezelfde afstand tot de objecten te bewaren.
- Fotografeer het nummer mee, zodat meteen duidelijk is welke gegevens bij het object horen.
- Geef de foto's als bestandnaam ook het objectnummer mee voor makkelijke identificatie.
2. Conditie
Om kwetsbare objecten te verplaatsen is het belangrijk dat de conditie stabiel is. Mocht een object beschadigd zijn, check dan of een verplaatsing deze schade kan verergeren. Als dat inderdaad het geval is kan actieve conservering of een restauratie noodzakelijk zijn. Bij schilderijen kan er bijvoorbeeld sprake zijn van loszittende verf, of denk aan loszittend fineer bij meubelen. Als de conditie van een object slecht is, vraag dan een restaurator om advies.
Het kan daarnaast zinvol zijn om werken op papier uit te lijsten, bijvoorbeeld als passe-partouts en karton aan de achterzijde zuur zijn geworden. Als de lijst bij het werk hoort, en/of een bepaalde cultuurhistorische waarde vertegenwoordigt, vergeet hem dan niet apart te nummeren op een manier zodat duidelijk is dat de lijst bij het werk hoort.
Ingelijste schilderijen moeten goed in hun lijst zitten en niet gaan schuiven tijdens transport. Daarvoor kan het nodig zijn om de inlijsting te verbeteren, bijvoorbeeld met behulp van stukjes balsahout of kurk. Het kan bovendien nodig zijn om de spieën opnieuw te zekeren. Verouderde ophangsystemen kunnen worden verwijderd, en eventuele haken en ogen uiteraard voor het transport, zodat deze geen schade kunnen veroorzaken aan andere werken.
Denk verder aan de volgende punten:
- Zorg dat de objecten schoon zijn, zodat stof en vuil niet meeverhuizen naar de nieuwe locatie. Gebruik zachte kwasten en een museumstofzuiger met HEPA-filter om stof te verwijderen.
- Zorg dat de objecten pestvrij zijn. Indien er een risico is dat de objecten besmet zijn met bijvoorbeeld houtworm of motjes, zorg dan voor een bestrijdingsactie in bulk voorafgaand aan de verhuizing. Schakel in geval van schimmelplekken een restaurator in.
3. Hanteringsinstructies
Zeker als medewerkers die de collectie gaan hanteren niet goed bekend zijn met de collectie (bijvoorbeeld omdat ze tijdelijk ingehuurd zijn voor de verhuizing), is het handig om in de registratie iets te melden over speciale zorg die nodig kan zijn bij specifieke objecten. Bijvoorbeeld bij inpakken, tijdens transport en het op locatie plaatsen is het handig om te weten of er objecten zijn die speciale aandacht behoeven. Denk hierbij aan onderdelen die los kunnen zitten, waar niet aan getild mag worden, of die beweegbaar zijn. Zorg dat ook bij het object zelf wordt aangegeven dat er een speciale hanteringsinstructie is, bijvoorbeeld door een gekleurd label.
Neem ook in de hanteringsinstructies op of er mogelijk gevaarlijke stoffen in (of op) de objecten aanwezig zijn. Denk daarbij aan kwik (in bijvoorbeeld spiegels, thermometers en barometers), arsenicum (in bijvoorbeeld boekbanden of opgezette dieren) en asbest (in oudere apparaten, kachels en als ondergrond voor tegels en schilderingen). Neem deze stoffen mee in de collectieregistratie en zorg voor duidelijke labels aan het object én de verpakking met daarop een waarschuwingssticker (Zie Afb. 3.). Zorg middels een protocol dat iedereen weet hoe met gevaarlijke stoffen om te gaan. Dat kan bijvoorbeeld betekenen dat nitril handschoenen en een mondkapje nodig zijn. In geval van asbest is het nodig het object goed en luchtdicht te verpakken, en in geval van mogelijke kwiklekkages kan een kwik spill kit handig zijn om bij de hand te hebben. Zet deze hanteringsinstructies eveneens in het registratiesysteem.
4. Depotverpakkingen en -steunen
Als objecten speciale ondersteuning op hun nieuwe standplaats nodig hebben, dan is het handig deze te maken of te bestellen, zodat de steun in de verpakking mee kan. Het ompakken in nieuwe zuurvrije dozen van bijvoorbeeld werken op papier zorgt ervoor dat de dozen bij aankomst direct naar hun nieuwe standplaats kunnen. Tapijten en ander vlak textiel kan het beste op een koker worden gerold en met Tyvek worden ingepakt tegen stof en licht. Denk ook aan frames voor bijvoorbeeld kroonluchters, scheepsmodellen en andere objecten die bij voorkeur zo vrijstaand mogelijk moeten worden verplaatst. De frames kunnen dan ook op de nieuwe standplaats worden gebruikt, zodat de objecten makkelijker hanteerbaar blijven.
5. Barcodes
Om een verhuizing snel en minder foutgevoelig te laten verlopen kan het handig zijn om objecten, verpakkingen en standplaatsen van een barcode te voorzien, gekoppeld aan het collectieregistratiesysteem (Zie Afb. 4.).
Door barcodes te scannen kunnen dan objecten ingepakt en verplaatst worden middels een directe link met het CRS. Scannen kan bijvoorbeeld met een smartphone of een ander draagbaar apparaat. Tijdens de verhuizing kunnen ook de pallets en verschillende transporten van een barcode worden voorzien, zodat altijd duidelijk is wel object met welke vrachtwagen is vervoerd.
Benodigde ruimte en inrichting op nieuwe locatie
Om er zeker van te zijn dat de collectie op de nieuwe locatie voldoende ruimte heeft en zo goed mogelijk opgeslagen wordt is het goed om te bepalen wat voor soort opslagmiddelen er nodig zijn, in welk formaat, en hoeveel van elk. Deel de collectie op in objectgroepen die bij elkaar horen en bepaal per objectgroep welke opslagmiddelen er nodig zijn voor dat type object.
Een voorbeeld van een objectgroep is: schilderijen. Deze categorie kan weer onderverdeeld worden in ingelijste schilderijen, schilderijen zonder lijst, miniaturen, schilderingen op rol etc. Per subcategorie kan een ander type opslagmiddel nodig zijn.
Om te weten hoeveel van elk soort opslagmiddel er nodig is op de nieuwe locatie is het belangrijk overal afmetingen van te hebben, zowel van de objecten (zie Voorbereiding collectie) als de opslagmiddelen. Vergeet daarbij niet ook de hoogte tussen de planken en de hoogte van de lades mee te nemen. Een uitgebreide inventarisatie in een spreadsheet van beschikbare soorten opslagmiddel en het aantal m2 en m3 benodigd per objectgroep per soort opslagmiddel zorgt voor een goed overzicht. Het voordeel van een spreadsheet is dat er in gerekend kan worden. Ga hierbij zo nauwkeurig mogelijk te werk. Houd rekening met voldoende ruimte tussen de objecten, zodat het mogelijk blijft een object makkelijk op te pakken zonder eerst (veel) andere objecten te moeten verplaatsen.
Soorten opslagmiddelen kunnen bijvoorbeeld zijn:
- Legbordstellingen
- Breedvakstellingen
- Gaasrekken
- Draagarmstellingen
- Ladekasten
- Gesloten kasten
Belangrijk is verder te bepalen of deze opslagmiddelen verrijdbaar of statisch moeten zijn. Verrijdbare stellingen zorgen ervoor dat er meer opslagruimte per vloeroppervlak mogelijk is. Niet alle soorten objecten lenen zich echter voor verrijdbare stellingen. Objecten die zeer gevoelig zijn voor trillingen kunnen het beste zo stabiel mogelijk worden opgeslagen.
Verhuizing
Behalve de collectie moet de verhuizing zelf ook voorbereid worden natuurlijk.
Randvoorwaarden voor een succesvolle verhuizing zijn:
- Voldoende menskracht: denk hierbij aan mensen die in- en uitpakken, transporteurs, beveiliging, ict-ondersteuning en een coördinator die het overzicht houdt.
- De locatie waar naartoe verhuisd wordt is gereed voor ontvangst collectie: eventuele (ver-)bouwwerkzaamheden zijn afgerond, opslagmiddelen zijn aanwezig en schoon, route is vrij van hindernissen, er is een goede losplaats (bij voorkeur overdekt en voorzien van loading dock), er is een plek om uit te pakken (transitoruimte met tafel), er zijn werkende liften geschikt voor formaat en gewicht van de collectie en voorzien van een gladde vloer, het binnenklimaat is in orde en stabiel, de brandveiligheid in orde, er is werkende wifi (of toegang tot 4G/5G) en er zijn interne transportmiddelen aanwezig om de objecten naar de juiste standplaats te brengen.
- Goede collectiehulpverlening (CHV): zowel op afzend-locatie, tijdens transport als op nieuwe locatie. Maak een CHV-plan met een duidelijke risicoanalyse en procedures in geval van calamiteiten. Neem hierbij ook de contactgegevens op van degenen die gebeld kunnen worden in geval van een calamiteit.
- Bruikleenstop voor inkomende en uitgaande bruiklenen: Denk eveneens aan het tijdelijk stil zetten van inkomende nieuwe verwervingen (en een eventueel afstotingsproject moet natuurlijk afgerond zijn). Op die manier is alle logistiek die gaat plaatsvinden alleen ten behoeve van de verhuizing.
Aanbesteding verpakking en transport
Omdat de kosten waarschijnlijk van een grootte zullen zijn dat een aanbesteding nodig is moet er een programma van eisen worden geschreven en een aanbesteding worden uitgezet. Omdat collecties vaak uit kwetsbare en/of kostbare objecten bestaan wil je graag een hierin gespecialiseerde kunsttransporteur met ervaring met het hanteren en transporteren van dergelijke voorwerpen. Denk hierbij aan eisen omtrent geklimatiseerde en luchtgeveerde wagens, ervaren personeel (bovendien altijd 2 mensen op de wagen), en beschikbaar inert/zuurvrij verpakkingsmateriaal. Ook communicatie, integriteit en duurzaamheid kunnen in het PvE worden opgenomen.
Bepaal of alle transporten direct moeten zijn of mogelijk via een tussentijdse opslag zullen verlopen. In het laatste geval is het belangrijk ook de eisen voor de opslag in de aanbesteding mee te nemen. Denk hierbij aan klimaat en beveiliging.
Deel eventueel de collectie in in verschillende kavels voor een mogelijke verdeling over meerdere transporteurs. Deze kavels (en indien relevant subkavels) zullen grotendeels overeenkomen met de objectgroepen/deelcollecties die al eerder zijn bepaald t.b.v. de berekening opslagmiddelen.
Planning
Bepaal per kavel hoe lang het duurt om deze te verplaatsen. Zet de kavels uit in de tijd. Sommige kavels kunnen tegelijk worden verhuisd en andere hebben speciale kennis en zorg nodig en zijn daarom afhankelijk van de aanwezigheid van specialisten, zoals restauratoren en technici.
Houd rekening met andere mogelijke randvoorwaarden zoals weersomstandigheden (zeker als laden en/of lossen niet overdekt kan!) en de gewenste verhuisvolgorde. De verhuisvolgorde kan afhankelijk zijn van het in te richten depot (zeker als het meerdere ruimtes en meerdere verdiepingen betreft), de te ontruimen locaties, of van de collectie zelf. Zo kan ervoor gekozen worden eerst de grotere items te verhuizen, omdat het makkelijker is met kleine items te puzzelen. Ook kan het handig zijn ingewikkelde objecten eerst te doen, zodat er daarna met makkelijkere items meters kunnen worden gemaakt.
Uitvoering
Paklijsten helpen bij de uitvoering met daarin per kavel objectnummers, korte beschrijving, afmetingen, verpakkingsnummer, en plaats van bestemming.
Verpakkingen zijn noodzakelijk om objecten veilig te vervoeren, maar kunnen ook veel (plastic) afval genereren.
Duurzaam verpakken betekent:
- Hergebruik materiaal
- Recyclebaar materiaal
- Afbreekbaar materiaal
Verpakken betekent soms ook demonteren. Denk hierbij aan voorwerpen die te groot zijn, of met veel losse en/of uitstekende onderdelen. Zorg bij het demonteren dat er restauratoren of andere specialisten aanwezig zijn om de demontage te begeleiden.
Zorg bij het verpakken dat er geen uitstekende delen zijn die eventueel kunnen afbreken of andere objecten kunnen beschadigen, en zorg dat alles goed wordt vastgezet, zodat objecten niet in verpakkingen kunnen gaan schuiven.
(Herbruikbare) transportframes zijn handig voor schilderijen en spiegels zonder lijst (of juist met zeer geornamenteerde lijsten) en glas-in-loodramen.
Sommige objecten kunnen het beste plat worden vervoerd, zoals pastels en houtskooltekeningen (face-up). Andere objecten worden bij voorkeur verticaal vervoerd, zoals spiegels, marmeren bladen en glas-in-lood.
Kleinere voorwerpen kunnen goed worden verhuisd in kratten met fillers (katoenen kussens, gevuld met polystyreen korrels) of eventueel in dozen opgevuld met proppen vloeipapier. In alle gevallen moet op de verpakking duidelijk worden aangegeven hoeveel objecten er in zitten.
De verschillende verpakkingseenheden (of colli) kunnen voor transport voorzien worden van een verhuissticker waarop wordt vermeld wat voor kavel (of subkavel) het betreft en wat de beoogde locatie is waar deze objecten heen moeten (Zie Afb. 5.). Dat kan globaal, maar hoe gedetailleerder alles staat vermeld, hoe makkelijker de objecten naar de juiste bestemming worden gebracht. Denk hierbij aan verdieping, ruimte(nummer), en opslagmiddel.
Zorg dat er voor elk transport een ingevulde vrachtbrief is, zodat altijd kan worden nagegaan wanneer wat is vervoerd (Zie Afb. 6.). Idealiter krijgt elk transport een eigen barcode die op de vrachtbrief kan worden bevestigd.
Nazorg
Als de verhuizing achter de rug is, is het goed om te evalueren: is alles volgens plan gegaan, zijn er nog losse eindjes, kan iedereen tevreden terugkijken op een geslaagd project?
Het enige dat dan nog open staat is het vieren van het behalen van het eindresultaat!
Zie ook
Artikelen- Verzamelingen - inventariseren en registreren
- Verzamelingen - fotograferen van voorwerpen
- Museumvoorwerpen nummeren met schrijfstiften
- Insecten in collecties en hun geïntegreerde bestrijding
Deze pagina is voor het laatst bewerkt op 6 aug 2024 om 02:01.