Functionele preservering - versiebeheer tijdens migratie

Versie door RCEbot (overleg | bijdragen) op 24 jan 2023 om 08:34 (Nieuwe pagina aangemaakt met '{{#element: |Elementtype=Artikel |Status=Publiceren |Voorkeurslabel=Functionele preservering - versiebeheer tijdens migratie |Artikelsoort=Behoud en beheer |Introdu...')
(wijz) ← Oudere versie | Huidige versie (wijz) | Nieuwere versie → (wijz)

Introductie

Leg beleid voor versiebeheer vast. Hoe omgaan met verschillende versies van digitale objecten in het digitaal archief?

Tekening van een man met een drietel wolken met gegevens

Wat verstaan we onder beleid voor versiebeheer?

Beleid voor versiebeheer beschrijft:

  • wat de organisatie gaat doen met de originelen nadat materiaal is gemigreerd: bewaren of vernietigen?
  • welke tussenversies (in geval van meerdere migraties) van een digitaal object worden bewaard en welke worden vernietigd;
  • hoe het onderscheid tussen de versies duidelijk wordt gemaakt.

De beslissing om versies wel of niet te bewaren hangt ook samen met de kosten voor opslag, opslagcapaciteit, personele middelen om alle versies te kunnen beheren en de eisen en wensen van de doelgroep. Willen de gebruikers bijvoorbeeld zowel het origineel als de migratiekopie kunnen raadplegen, zodat ze de authenticiteit van het materiaal kunnen vaststellen? Of vertrouwen ze er op dat ook na de migratie de kenmerken van het origineel volledig intact zijn gebleven?

Wat is het risico als we verzuimen om beleid voor versiebeheer vast te leggen?

Het risico op fouten tijdens preserveringsacties zoals migratie is altijd aanwezig. De doelgroep mag nooit het idee krijgen dat een organisatie opzettelijk of onbewust materiaal heeft verwijderd. Daarom is het belangrijk dat een organisatie transparant is over de beslissingen die ze tijdens migratie neemt. Is de organisatie van plan de originele objecten na een migratie te vernietigen of te behouden? Neemt een organisatie de regels van goed versiebeheer aantoonbaar in acht? Alleen als het proces van versiebeheer navolgbaar is, zal de doelgroep in staat zijn de authenticiteit van geraadpleegd materiaal vast te stellen.

Welke vragen kunnen wij onszelf stellen?

  • Heeft onze organisatie besloten hoe ze om wil gaan met migratie-kopieën?
  • Heeft onze organisatie een versiebeleid vastgelegd?
  • Heeft onze organisatie een besluit genomen omtrent het behouden of vernietigen van originelen na migratie?
  • Heeft onze organisatie een plan voor het zekerstellen van de integriteit van digitaal materiaal?
  • Weten wij of de doelgroep zowel het origineel als een migratiekopie willen kunnen opvragen?

Hoe verwoorden andere instellingen versiebeheer tijdens migratie?

Beeld en geluid

Het beleid van Beeld en Geluid m.b.t tot het behoud van ‘originelen’ na transcodering of zonder transcodering staat beschreven in het preserveringsbeleidplan. De wijze waarop (interne en exteme) doelgroepen (versies van) het materiaal willen kunnen benaderen is door Beeld en Geluid in kaart gebracht. Versiebeheer van de packages van de essence (AV-content) en metadata zoals die worden ge-ingest en gemigreerd is een functionaliteit van het Media Asset Management systeem van Beeld en Geluid die o.a. wordt gerealiseerd m.b.t. de (technische) metadata extractie.

Digital Preservation Sound and Vision: Policy, Standards and Procedures

DANS

De waarborg dat elke wijziging in de gepreserveerde versie van alle onderdelen van een dataset correct wordt gedocumenteerd, is van integraal belang voor de authenticiteit van elke dataset. Het Archief maakt onderscheidt tussen twee vormen van wijziging na opname:

  • Nieuwe versie en daarom een nieuwe dataset: bij een wijziging in de data.
  • Kleine wijziging: bij een wijziging in metadata, beschrijvende documenten of aanvullende bestanden.

Een nieuwe versie wordt gedeponeerd als nieuwe dataset en ontvangt daarom een eigen persistent identifier. De nieuwe en de voorgaande dataset bevatten kruisverwijzingen naar elkaar in hun respectieve beschrijvende metadata. Wanneer er sprake is van een kleine wijziging, wordt deze gedocumenteerd in de administratieve metadata en wordt er geen nieuwe persistent identifier gegenereerd.

In geval van dataconversie naar een ander bestandsformaat voor preserverings- of toegankelijkheidsdoeleinden, houdt het Archief de originele bestanden in stand. De conversie is bedoeld om de inhoud van de data te preserveren, omdat de inhoud wordt beschouwd als het belangrijkste kenmerk van de data. Verduurzaming van andere aspecten, zoals de lay-out van het invoerformaat (de ‘look & feel’), wordt voor de meeste onderzoeksdata van minder belang geacht.

Preserveringsplan van Data Archiving and Networked Services (DANS)

Koninklijke Bibliotheek

Versie-integriteit

Vanuit het beleidsuitgangspunt om altijd het origineel te bewaren en alle versies van een publicatie, is het van belang om ook de versie-integriteit te bewaken. Bestanden kunnen namelijk origineel zijn zoals oorspronkelijk ontvangen van de depotgever of een nieuwe versie geleverd door de depotgever om een fout te herstellen. In dergelijke gevallen is het belangrijk voor de integriteit van het materiaal dat relaties tussen versies van een intellectuele entiteit bewaard blijven. Door relaties tussen versies te bewaren en inzichtelijk te maken is het mogelijk om de chain of custody van een object te beheren. Hierdoor kan aan depotgevers en de designated community aangetoond worden dat versies van een object integer zijn en terug te herleiden tot het origineel. Momenteel worden versies wel opgeslagen maar wordt de relatie tussen versies niet expliciet vastgelegd in systemen.

Koninklijke Bibliotheek

logo van Netwerk Digigaal Erfgoed
Deze wegwijzer is ontwikkeld binnen het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) en wordt beheerd door de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed. De illustraties zijn gemaakt door Jørgen Stamp voor digitalbevaring.dk, tenzij anders vermeld.
Vragen, verbeteringen of opmerkingen?
U kunt op deze kennisbank reageren via het reactieformulier.

Deze pagina is voor het laatst bewerkt op 24 jan 2023 om 08:34.