Organisatie van duurzame toegang - budgetten en kostenraming
Introductie
Benoem de budgetten en geschatte kosten die gemoeid zijn met het halen van de preserveringsdoelen.
Wat verstaan we onder budgetten en kostenraming?
Een budget/kostenraming voor duurzame toegang is een financieel plan voor het digitaal archief/de collecties waarmee wordt verzekerd dat er voldoende middelen zullen zijn om het digitaal archief operationeel te houden. De organisatie moet daarbij prioriteren binnen de beschikbare budgetten en daarbij kan een kostenmodel voor digitale duurzaamheid helpen.
Kostenmodellen
Er zijn verschillende (inter)nationale initiatieven opgestart om organisaties te helpen meer zicht te krijgen op de kosten van de duurzame toegang tot hun digitale materiaal:
- Het 4C Project ontwikkelde de Curation Costs Exchange (CCex) tool waarmee organisaties inzicht kunnen krijgen in hun eigen bestedingen en die vervolgens kunnen vergelijken met andere instellingen;
- UK Data Service ontwikkelde de Data Management Costing Tool;
- Het project “Kosten van duurzame toegang” van het Netwerk Digitaal Erfgoed heeft met adviesbureau BMC en de NCDD een Nederlandstalig Kostprijsmodel Digitale Duurzaamheid (pdf) ontwikkeld, gebaseerd op de bovengenoemde CCex-tool.
Meer weten?
- Informatie over kostenmodellen op de website van het Netwerk Digitaal Erfgoed
- De Big Picture van duurzame digitale toegankelijkheid
- Het artikel Controlling the costs of Long-term digital accessibility
- Onderzoek naar de kosten van digitale duurzaamheid
- Handreiking kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO)
Wat is het risico als we de budgetten niet overeenstemmen met de preserveringsdoelen?
Preservering van de digitale collectie is kostbaar en het is belangrijk dat budgetten overeenstemmen met de preserveringsdoelen van de organisatie. Als er onvoldoende budget is, kan de organisatie mogelijk haar doelen of verplichtingen niet halen. Dat kan leiden tot schade aan collecties en uiteindelijk tot schade voor de organisatie zelf.
Welke vragen kunnen wij onszelf stellen?
- Heeft onze organisatie een financieel plan voor de digitale collectie?
- Zijn de budgetten voldoende om het digitaal archief operationeel te houden?
- Kunnen kostenmodellen zoals CCex-tool, de Data Management Costing tool of het Kostprijsmodel Digitale Duurzaamheid ons helpen bij het opstellen van een financieel plan?
- Sluiten wij aan bij het Kostprijsmodel Digitale Duurzaamheid van het Netwerk Digitaal Erfgoed?
Hoe verwoorden andere instellingen budgetten en kostenraming?
4TU.Centre for Research Data
Financial sustainability
Long-term sustainability of 4TU.ResearchData requires adequate and reliable sources of funding so that data is preserved properly.To ensure the data archive is able to fulfil its mission, structural funding is received from the partners¹ of the 4TU.Centre for Research Data consortium.Should a situation arise which threatens the continued existence of the data archive, these organisations are committed to taking responsibility for the future availability of the data entrusted to the archive.
Beeld en Geluid
Beeld en Geluid financiert de activiteiten voor lange termijn bewaring en toegankelijkheid van de digitale collecties vanuit het jaarlijkse budget uit de Mediabegroting, vanuit projectgelden en vanuit de inkomsten van de unit Archief. Deze unit herbergt de afdeling ICT die het Digitaal Archief technisch beheert, alsmede de afdelingen die zorgen voor digitale instroom en toegang.
Benodigde jaarlijkse budgetten worden bepaald aan de hand van:
- Verwachte acquisities kerncollectie (aantal onbekend).
- Lopende preserveringsdiensten (omroep, niet-omroep, commercieel, niet-commercieel).
- Ambities met betrekking tot nieuwe diensten.
- Uitbreiding collectieprofiel met nieuwe objecten.
Om resources voor de lange termijn veilig te stellen worden storage prognoses opgesteld voor de middellange termijn (3-5 jaar).
Digital Preservation Sound and Vision: Policy, Standards and Procedures
Nationaal Archief
Kostenmodel
Wij maken ook een kostenmodel voor preservation. Dit doen we samen met de NCDD/NDE. Het kostenmodel zorgt voor inzicht in de kosten. Zo kunnen wij de kosten van preservation (in tijd en geld) blijven afwegen tegen de baten - de basiskwaliteit van de informatie.
Regionaal Archief Zutphen
4.8 Kosten
De jaarlijkse kosten voor het e-depot bij onze leverancier en hostingpartner Picturae zijn als stelposten opgenomen in de overeenkomst:Uitgaande van een brede definitie van het e-depot op basis van de ED3 behoort ook personeel, organisatie, beleid, processen en procedures tot factoren die kosten met zich meebrengen. De kosten zijn niet nader gespecificeerd. Echter is er jaarlijks voldoende budget en er is voldoende continuïteit om uitvoering van het preserveringsbeleid mogelijk te maken. Situaties die de continue werking van het e-depot kunnen bedreigen en de maatregelen hiertegen zijn vastgelegd in het ‘Continuiteitsplan e-depot RAZ’
Zie ook
Artikelen- Organisatie van duurzame toegang
- Organisatie van duurzame toegang - personeelsbeleid
- Organisatie van duurzame toegang - risicomanagement
Specialist(en)
Deze pagina is voor het laatst bewerkt op 24 jan 2023 om 09:41.