ICN-Kwaliteitseisen voor archieven, bibliotheken en musea

Introductie

In het kader van het ‘Deltaplan voor het Cultuurbehoud’ van de toenmalige minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur is in Nederland veel aandacht besteed aan de passieve conservering van voorwerpen die behoren tot ons cultureel erfgoed. Dit zijn niet alleen voorwerpen in musea. Ook archiefbestanden, boeken en archeologische voorwerpen maken er deel van uit. De overheid benadrukt het belang van normen voor conserveringsactiviteiten.

Projecten voor passieve conservering roepen vaak de volgende vragen op. Aan welke kwaliteitseisen moet verpakkingsmateriaal voldoen voor bewaring op lange termijn? Hoe moet je voorwerpen nummeren bij inventarisatie van museum- en archiefbestanden? Bestaan er speciale etiketten voor?

Zulke vragen zijn tot algemene vragen te herleiden. Welk materiaal is geschikt voor ons doel, wat is de kwaliteit ervan en welke kwaliteit is ten minste noodzakelijk? De Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE) (voorheen ICN) is behulpzaam bij de keuze van geschikte materialen van goede kwaliteit en heeft hiervoor de ICN-Kwaliteitseisen ontwikkeld.

De Archiefwet en de ICN-Kwaliteitseisen

Als uitwerking van de overkoepelende archiefwetgeving is sinds 1 januari 2014 de gewijzigde Archiefregeling van kracht (zie: Bijlage 2. Archiefregeling). De artikelen 9, 10 en 11 van deze regeling vermelden dat verpakkingsmaterialen - zoals omslagen, mappen en archiefdozen - in Nederlandse archieven moeten voldoen aan specifieke kwaliteitseisen. Vóór 2014 werden deze eisen beschreven in een losbladige papieren uitgave van de ‘ICN-Kwaliteitseisen voor archieven, bibliotheken en musea’. Die werd destijds op verzoek tegen kostprijs toegezonden. Dat is nu niet meer nodig omdat de complete tekst is opgenomen als bijlage 2 bij de huidige regeling (zie link hierboven). De kwaliteitseisen staan ondanks de naamswijziging van het ICN nog steeds als ‘ICN-Kwaliteitseisen’ in de Archiefregeling.

Hoe gebruik je een ICN-Kwaliteitseis?

Met het volgende voorbeeld lichten we toe hoe je een ICN-Kwaliteitseis kunt gebruiken. Stel, je moet een depot opnieuw inrichten. Daar heb je een groot aantal nieuwe dozen voor nodig. Er is advies ingewonnen over het soort dozen. Daaruit blijkt dat er een ICN-Kwaliteitseis voor dozen bestaat. Met de eis in de hand kun je een leverancier benaderen met de vraag of hij dozen heeft die aan de eis voldoen. Als de leverancier dergelijke dozen levert, dan moet hij daarbij een geschiktheidsverklaring kunnen tonen. De RCE geeft zo’n geschiktheidsverklaring af op basis van een onderzoeksrapport. Een onafhankelijk laboratorium, zoals het Belgisch Verpakkings Instituut of TUV Rheinland Nederland B.V, TNO of BAM, moet dit onderzoek hebben uitgevoerd.

Richtlijnen voor de fabrikant

Een fabrikant kan de ICN-Kwaliteitseisen vinden in de Bijlage 2. Archiefregeling. Vervolgens kan hij inventariseren of er in zijn assortiment producten te vinden zijn die aan de ICN-Kwaliteitseisen voldoen. Hij kan, eventueel in overleg met een klant, nieuwe producten ontwikkelen die aan een ICN-Kwaliteitseis voldoen.

De geschiktheidsverklaring is twee jaar geldig. Bij aanbieding van een beproefd en geschikt bevonden product kun je vermelden: ‘Voldoet aan ICN-Kwaliteitseis no. …’.

De eisen die beschikbaar zijn

  • ICN-Kwaliteitseis no. 1: Archiefomslagen zonder hechtmechaniek voor permanente bewaring
  • ICN-Kwaliteitseis no. 2: Archiefomslagen met hechtmechaniek voor permanente bewaring
  • ICN-Kwaliteitseis no. 3: Archiefdozen voor permanente bewaring. Gebufferde, ligninearme golfkartonnen dozen.
  • ICN-Kwaliteitseis no. 4: Archiefdozen voor bewaring op middellange termijn. Zuurvrije, golfkartonnen dozen.
  • ICN-Kwaliteitseis no. 10: Golfkarton voor verpakkingsdoeleinden in archieven en musea voor bewaring op de middellange termijn. Zuurvrij golfkarton.
  • ICN-Kwaliteitseis no. 11: Golfkarton voor verpakkingsdoeleinden in archieven en musea voor bewaring op de middellange termijn. Gebufferd, ligninearm golfkarton.
  • ICN-Kwaliteitseis no. 12: Hechtmechanieken voor archiefomslagen voor permanente bewaring
  • ICN-Kwaliteitseis no. 13: Archiefdozen voor bewaring op middellange termijn. Zuurvrije dozen gemaakt van massief karton.
  • ICN-Kwaliteitseis no. 15: Zelfklevende etiketten voor omslagen, archief- en museumdozen voor permanente bewaring
  • ICN-Kwaliteitseis no. 16: Massief karton voor verpakkingsdoeleinden in archieven en musea voor bewaring op de middellange termijn. Zuurvrij massief karton.

Actuele lijst met producten met een geldige geschiktheidsverklaring

Actualiteit van de lijst: november 2022.

Leverancier/producent Product ICN-Kwaliteitseis ICN-Geschiktheids­verklaring geldig t/m
Mappen (ICN 1)
Jansen-Wijsmuller en Beuns B.V. zuurvrij grijsblauw omslagpapier 175 g/m2 no.1 27-09-2023
Jansen-Wijsmuller en Beuns B.V. zuurvrij grijsblauw omslagpapier 160 g/m2 no.1 27-09-2023
Jansen-Wijsmuller en Beuns B.V. zuurvrij grijsblauw pakpapier 135 g/m2 no.1 12-05-2024
Mappen (ICN 2)
Jansen-Wijsmuller en Beuns B.V. zuurvrij grijsblauw omslagpapier 290 g/m2 + clickverbindingen (inclusief hechtmechaniek) no.2 27-09-2023
Jalema B.V. Jalema Blue 270 g/m2, ref 7078 no.2 25-01-2020
Jansen-Wijsmuller en Beuns B.V. JWB clickverbinding (3 delen) no.12 25-07-2021
Golfkarton (ICN 10+11)
Jansen-Wijsmuller en Beuns B.V. Zuurvrij golfkarton waarvan archiefdoos nr.169 (witte liner) is vervaardigd no.10 08-09-2023
Jansen-Wijsmuller en Beuns B.V. Golfkarton waarvan archiefdoos nr.169 witte binnen liner en blauw grijze buitenzijde is vervaardigd no.11 08-09-2023
Dozen (ICN 3+4)
Jansen-Wijsmuller en Beuns B.V. Zuurvrije bruine archiefdoos, nr.169 (witte liner) no.4 08-09-2023
Jansen-Wijsmuller en Beuns B.V. Zuurvrije archiefdoos, nr.169, witte binnen liner en blauw grijze buitenzijde no.3 08-09-2023
Fellowes Holdings B.V. Bruine archiefdoos type 3008 City box 10+ no.4 15-02-2023
DS Smith Barneveld Archiefdoos, ICN3, Witte binnenzijde, witte golf, donker bruine buitenzijde no.3 19-10-2022
VEHA Barneveld B.V. Archiefdoos, Folio, Witte binnenzijde, bruine golf, bruine buitenzijde no.4 03-08-2024
Fellowes Holdings B.V. Bruine archiefdoos type 3009 City box 30+ no.3 15-02-2023
Hechtmechanismen (ICN 12)
Jansen-Wijsmuller en Beuns B.V. Hechtmechaniek (3 onderdelen) no.12 10-09-20231
Fellowes Holdings B.V. Loeff’s Bundelbeugels standaard no.12 20-09-2024
CIB Centraal Inkoop Bureau B.V. Kunststof hechtringen voor notariële akten no.12 15-02-2024
Jalema B.V. Jalema clipex no.12 27-09-2023

Adressen leveranciers

  • CIB Centraal Inkoop
    Bureau B.V., Postbus 330, 2700 AH Zoetermeer
    cib.nl
  • DS Smith Barneveld
    Hermesweg 2, 3771 ND Barneveld
    dssmith.com
  • Fellowes Holdings B.V.
    Gesworenhoekseweg 3a 5047 TM Tilburg
    fellowes.com
  • Jalema B.V.
    Postbus 4802, 5933 ZL Reuver
    jalema.com
  • Jansen-Wijsmuller en Beuns B.V.
    Postbus 166, 1530 AD Wormer
    jwb.nl
  • VEHA Barneveld B.V.
    Anthonie Fokkerstaat 1, 3772 MP Barneveld
    veha.nl
Vragen, verbeteringen of opmerkingen?
U kunt op deze kennisbank reageren via het reactieformulier.

Deze pagina is voor het laatst bewerkt op 7 dec 2022 om 15:23.